عين الرئيس

لا تعاني الجامعة من نقص في البيانات، بل من تفرقها. فكل نظام يرى جزءًا من الصورة: المعاملة في «مراسل» قد تكشف تأخرًا متكررًا، والإسناد في «الخدمات الذاتية» قد يكشف ضغطًا تدريسيًا، و«أكاديمي» يظهر أثر ذلك على الطلبة، و«موارد» يوضح الطاقة البشرية المتاحة، و«تواصل» يلتقط صوت المستفيد. والقيمة الحقيقية تظهر حين تُقرأ هذه الإشارات معًا وفي وقتها.

وفي الواقع الحالي كثيرًا ما تصل الإشارة إلى القيادة بعد أن تتحول إلى شكوى مرفوعة أو أثر أكاديمي ظاهر، أي بعد أن يصبح العلاج أعلى كلفة. وتختصر «عين الرئيس» هذه الرحلة، فتلتقط الإشارة مبكرًا، وتربطها بأسبابها، وتنبّه الجهة المعنية وفضيلة الرئيس قبل أن تتصاعد.

الاتساق مع التوجهات الوطنية

أُعدّت نماذج أولية لواجهات «عين الرئيس» بهوية الجامعة، وبُنيت على مسميات أنظمتها وكلياتها وهيكلها القيادي، لتكون قريبة مما سيراه فضيلة الرئيس فعلًا عند التشغيل. وتتكون المنظومة من عشر وحدات رئيسة.

٤٫١ الصفحة الرئيسية

أول ما يراه فضيلة الرئيس صورة الجامعة كاملة: إجمالي الطلبة، وأعضاء هيئة التدريس، والكليات، والبرامج الأكاديمية. وتحتها قسمان رئيسان: مؤشر صحة الكليات، والجودة والاعتماد الأكاديمي.

٤٫٢ قيادات الجامعة و٤٫٣ مؤشر إنتاجية القيادات

تعرض الوحدة الهيكل القيادي للجامعة ومدد التكليف والتخطيط المبكر للتعاقب القيادي. وفي وضع الإنتاجية تعرض درجة من ١٠٠ تقيس ما تحقق في الجهة التي يقودها كل وكيل أو عميد، وفق فئات: ممتاز، وجيد، ويتطلب متابعة، ومخاطر عالية.

٤٫٤ الموارد البشرية

تقدم الوحدة صورة مجمّعة عن القوى العاملة في الجامعة: إجمالي المنسوبين وتوزيعهم حسب الفئة الوظيفية وعلى الكليات والعمادات، ومعدل الحضور، وحالات الغياب والتأخر، والطلبات المتأخرة، والوظائف الشاغرة. وتُعرض بصورة مجمّعة تخدم القرار المؤسسي، ولا تتحول إلى أداة رقابة فردية.

٤٫٥ التقارير والتحليلات: كفاءة الإنفاق

تجمع هذه الواجهة العائد المالي لمبادرات كفاءة الإنفاق في شاشة واحدة، فيرى فضيلة الرئيس إجمالي الوفر المحقق ونسبته من الإنفاق التشغيلي، ومساهمة كل مبادرة فيه مقارنة بمستهدفها، واتجاه الوفر شهرًا بشهر، إلى جانب فرص وفر جديدة يرصدها المساعد الذكي.

فرص إضافية لكفاءة الإنفاق

٤٫٦ مثال تطبيقي: من نظام «مراسل» إلى مؤشر تنفيذي

تُستخرج أعداد المعاملات الواردة والعاجلة وتوزيعها، ورقم المعاملة وتاريخها والجهة المرسلة وجهة الإحالة وحالتها، ومسار الإحالات وزمن كل خطوة وأسباب التأخر، ثم تُدمج مع بيانات الأنظمة الأخرى.

لا تكمن القيمة في قراءة كل نظام منفردًا، بل في الربط بين إشاراته. والمثال التالي من كلية علوم الحاسب والمعلومات يوضح ذلك.

النتيجة: بدل أن يطّلع فضيلة الرئيس على أربع قوائم منفصلة، تعرض المنظومة تنبيهًا واحدًا مصحوبًا بالأدلة ومصدر كل إشارة ودرجة الثقة، مع توصيات توفير أعضاء هيئة تدريس، وتعيين الكوادر المناسبة، ومتابعة التنفيذ وقياس النتائج.

ويُرفق بكل تنبيه تلقائيًا: سببه، والبيانات التي أدت إليه، والأنظمة المصدرية، وتاريخ بداية الإشارة، ودرجة الثقة، والجهة المالكة للمعالجة، والإجراء المفتوح. وبذلك يكون كل تنبيه قابلًا للتفسير والمراجعة.

الشكاوى المتكررة: من العدد إلى السبب الجذري

تُستخدم تقنيات معالجة اللغة العربية لتجميع الصياغات المتقاربة في المعنى، وربط كل موضوع بالكلية والإجراء والفترة الزمنية. وإذا تكرر موضوع في عدة كليات صُنّف «نمطًا مؤسسيًا محتملًا»، ولا يُعتمد أي تصنيف حساس إلا بعد مراجعة الجهة المختصة.

مصفوفة تقييم المخاطر

🟥 حرج (١٥–٢٥) • 🟧 عالٍ (١٠–١٤) • 🟨 متوسط (٥–٩) • 🟩 منخفض (١–٤)

دورة حياة التنبيه

جودة البيانات شرط قبل الذكاء

يكون لكل مؤشر «درجة ثقة بيانات» مستقلة عن درجة الأداء. فإذا كانت بيانات نظام ما ناقصة أو غير محدثة، لا تتحول تلقائيًا إلى نتيجة جيدة أو سيئة، بل يظهر تنبيه جودة بيانات. وهذا يحمي القرار من الاعتماد على صورة ناقصة، ويوجد حافزًا مؤسسيًا لتحسين جودة البيانات في مصادرها.